Burocrazia online: come ottenere le pratiche necessarie

Uno degli aspetti più critici della burocrazia è da sempre rappresentato dai lunghi tempi necessari per l’espletamento delle pratiche. Da qualche anno, però, nel tentativo di snellire l’apparato burocratico e rendere le varie procedure più veloci ed efficienti, il legislatore ha approntato diversi interventi per implementare un graduale processo di digitalizzazione; nello specifico, per rendere l’acquisizione dei documenti e il completamento delle pratiche. Tramite la dematerializzazione degli archivi (ossia il passaggio dai documenti cartacei a quelli in formato digitale), si facilita la gestione degli stessi dal punto di vista logistico e funzionale, rendendo certificate e affini facilmente reperibili anche da parte degli utenti. Vediamo di seguito quali sono le modalità di acquisizione dei documenti necessari e quali vantaggi offre la digitalizzazione di questi ultimi e degli archivi fisici.

Come (e dove) procurarsi un documento per una pratica burocratica

Come molti sanno, in Italia esiste una gran quantità di pratiche burocratiche; ciascuna di essere richiede uno o più documenti specifici; spesso, questi ultimi possono essere reperiti (o ‘estratti’) da archivi pubblici, come ad esempio il Catasto (sia quello dei fabbricati che quello dei terreni), gli archivi delle varie Camere di Commercio e il PRA (Pubblico Registro Automobilistico). Tali archivi sono consultabili liberamente a patto di recarsi fisicamente presso le sedi territoriali competenti, il che obbliga l’utente che ha bisogno di un particolare documento ad andare presso l’archivio in orario di ufficio e fare la fila per ottenere ciò che gli serve o solo inoltrare la richiesta per acquisire il documento. In alcuni casi, è necessario rivolgersi ad un tecnico oppure approntare una procedura specifica se il certificato o l’attestato richiesto non siano stati digitalizzati e, per questo, devono essere reperiti fisicamente e successivamente meccanizzati (ossia inseriti nei sistemi digitali).

Da qualche anno a questa parte si è fatta strada un’alternativa più ‘a misura’ di utente; numerosi portali specializzati, come ad esempio Ivisura, erogano dei servizi analoghi a quelli degli uffici territoriali legati agli archivi pubblici: forniscono, su richiesta, documenti di vario genere (visure, certificati, planimetrie e simili). Le procedure sono in genere molto semplici, in quanto basta inserire tutti i dati necessari e un indirizzo di posta elettronica per ricevere il documento in formato digitale (PDF).

I vantaggi della digitalizzazione

La digitalizzazione della burocrazia si è resa necessaria per via del progresso tecnologico e anche per le esigenze di un apparato chiamato a gestire una mole crescente di dati, pratiche e procedure. A spingere questo processo lento ma inesorabile sono anche i tanti vantaggi assicurati dal passaggio a modalità di gestione della burocrazia tramite strumenti telematici e digitali. Il primo è sicuramente quello dei tempi ridotti: la tecnologia consente di espletare le pratiche più velocemente, eseguendo i passaggi necessari in meno tempo (o eliminando fasi intermedie); anche dal punto di vista logistico non mancano i risvolti positivi, in primis la possibilità di eliminare gli archivi fisici e di annullare lo spazio necessario per conservare le pratiche in formato cartaceo.

Per quanto riguarda gli utenti, invece, i vantaggi sono anche quelli di natura pratica: la possibilità di ottenere i documenti online e di gestire molte pratica tramite appositi portali consente di evitare le code presso le sedi territoriali dei vari enti e di non essere costretti a rispettare gli orari d’ufficio; inoltre, ricevere i documenti necessari in PDF via posta elettronica consente di avere il file sempre a disposizione, in un formato utilizzabile più volte e non certo soggetto all’usura dell’utilizzo fisico; qualora sia necessario avere a portata di mano una copia cartacea, è possibile ogni volta stamparla dall’originale, potendo così contare su un documento perfettamente leggibile senza il rischio che lettere o cifre risultino indecifrabili a causa di segni di usura.