Come funziona la fattura elettronica?

Chiunque abbia un’attività professionale in Italia è tenuto a seguire le normative nazionali in tema fiscale e contabile. È un impegno per ogni libero professionista o imprenditore che sceglie di avviare un’attività professionale ed è spesso fonte di stress per via delle numerose regole da seguire.

Una buona notizia per tutti gli appassionati del digitale che odiano i faldoni e gli archivi di fatture cartacei è l’introduzione del sistema di fatturazione elettronica, un nuovo metodo di fatturazione digitale reso ormai obbligatorio per la maggior parte delle attività, volto all’eliminazione del supporto cartaceo e ad una migliore gestione contabile.

Questo sistema rivoluziona completamente il modo in cui sono generate le fatture, nonché i loro sistemi di invio e conservazione.

L’evoluzione della fatturazione

Le modalità per emettere una fattura sono sempre state molteplici. C’era infatti chi la compilava ancora con carta e penna, chi è passato dalla macchina da scrivere all’era digitale iniziando a sfruttare le potenzialità dei computer e di internet. Una volta preparata fattura, arrivava al cliente tramite vari metodi, come la consegna a mano, via posta, via email, etc.

La fatturazione elettronica ribalta le regole e ha il vantaggio di creare un unico percorso che diventa standard per tutti i professionisti e imprenditori che utilizzano il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema di funzionamento della fattura elettronica

La generazione, l’invio e l’archiviazione di fatture elettroniche è piuttosto semplice e contribuisce in molti casi a semplificare questo adempimento burocratico. Per prima cosa, per emettere una fattura elettronica è necessario avere a disposizione un software che ne permetta l’emissione: esistono molte piattaforme online che offrono il servizio di fatturazione elettronica, come ad esempioRegister.it.

L’interfaccia di queste piattaforme è piuttosto semplice e intuitiva e permette a chiunque, anche a chi ha poca dimestichezza con il computer, di compilare correttamente le fatture ed in seguito di inviarle ed archiviarle senza problemi. Come si emette e come si invia una fattura elettronica?

Una volta completata la generazione della fattura, tramite i software dedicati, essa viene salvata in formato xml e firmata digitalmente tramite un sistema di firma elettronica. Il Sistema di Interscambio è poi il mezzo tramite il quale la fattura creata viene inviata al destinatario (ossia il cliente) e tutte le fatture elettroniche devono passare attraverso questo sistema, così da essere perfettamente in regola con l’Agenzia delle Entrate e la Pubblica Amministrazione.

Intervengono in seguito dei controlli automatizzati e avviene il recapito finale della fattura al cliente e alla Pubblica Amministrazione: il Sistema di Interscambio si occupa quindi di una parte fondamentale e delicata di tutto il processo.

Tra resistenze e vantaggi

All’inizio ci sono stati molti dubbi in relazione al sistema di fatturazione elettronica: molti professionisti e imprenditori pensavano fosse un metodo eccessivamente complesso e avevano il timore di abbandonare il sistema classico che da sempre avevano utilizzato. Le aziende si sono però presto rese conto dell’utilità di questo processo che ha, al contrario, semplificato di molto non solo tutto il processo di fatturazione, ma anche il sistema di invio e la successiva archiviazione.

Sicuramente chi ha più dimestichezza col digitale è avvantaggiato e apprezza maggiormente questa innovazione ma, una volta compresi i giusti procedimenti, anche chi ha un’occupazione molto lontana dall’emisfero digital, ne apprezza i vantaggi e i pochi lati negativi.

Tramite questo sistema infatti non si verificano più ritardi o perdite di fatture dovute a spedizioni errate e mancati recapiti e l’efficienza e la funzionalità dell’intero sistema sono nettamente migliorate.

Anche la creazione di un percorso standard inoltre, contribuisce a dare una maggior serietà ai processi burocratici, evitando confusioni e minimizzando le politiche arbitrarie con le quali spesso si scontravano sia i professionisti che i clienti.

Alcune modalità di gestione potevano infatti essere congeniali per alcune persone, ma particolarmente scomode per altre. Avere un sistema di riferimento evita ogni tipologia di polemica, a fronte di un flusso che dobbiamo necessariamente seguito, per legge, in maniera standard e omogenea.