Quali sono i passi da seguire per organizzare eventi eccellenti

In molti si domandano quali sono i primi passi da seguire per organizzare degli eventi. Può capitare un po’ a chiunque di ritrovarsi a dover mettere insieme i tasselli per un meeting, che sia aziendale, professionale, di piacere, e non sapere da dove cominciare.

Diciamo pure che riuscire a mettere in piedi un evento non è cosa difficile a farsi, ma bisogna sapersi orientare nell’ambiente. Che sia una festa per bambini, una inaugurazione, o un evento aziendale, l’organizzazione pratica è la chiave per la buona riuscita del meeting stesso. Non importa quale sia il motivo che ci spinge a farlo: quel che conta è saperlo sviscerare questo motivo, che poi rappresenta il tema stesso dell’evento.

Appare evidente dunque che ogni circostanza ha i suoi pro e i suoi contro, ma in linea di massima gli step da seguire per raggiungere un buon risultato, sono bene o male uguali per tutti.

Muovere i primi passi

Per un allestimento eventi degno di nota la domanda che dobbiamo porci è perché sentiamo il bisogno di organizzare questa festa. Partendo da questo, muoveremmo giustamente i fili organizzativi di quanto vogliamo costruire. Bisogna quindi avere le idee chiare sul motivo per cui ci stiamo mettendo in gioco, così da soddisfare noi stessi e i nostri ospiti.

A questo punto c’è un grande dilemma da affrontare: l’aspetto economico. Gli esperti di solito consigliano di stabilire un budget al di sopra del quale non andare. Tra le altre cose spendere tanto non è una regola assoluta per la riuscita dell’evento.

Pianificare un evento sulla base di una somma di denaro previamente stabilita ci porterà automaticamente a basare la qualità e la costruzione dell’evento solo ed esclusivamente sulle risorse in nostro possesso. Altrimenti rischiamo di deludere le aspettative degli invitati e di ricevere anche una bella dose di critiche. A volte con poco, si può raggiungere un risultato molto più conveniente ed efficace rispetto allo sciupio di soldi, che potrebbe non portare alla realizzazione effettiva del meeting.

Una volta stabilito lo scopo dell’evento e dopo aver deciso la cifra entro cui rimanere per realizzarlo, possiamo quindi passare ai punti successivi.

Stabilire una data e la scelta degli invitati

Siamo dunque pronti a stabilire una data. A scegliere cioè in che periodo dell’anno (stagione) e di che giorno vogliamo dar via a questo progetto organizzativo. Possono questi sembrare due requisiti di poco conto, ma la stagione, il giorno e l’ora sono essenziali per organizzare ed allestire l’evento così come lo abbiamo nella nostra immaginazione. Ad esempio optare per la stagione estiva vuol dire garantirsi di poterlo fare all’aria aperta, mentre il giorno della settimana serve a capire su quali potenziali ospiti è possibile puntare (farlo in giorni lavorativi potrebbe non essere gradito agli invitati).

A questo punto, passiamo alla scelta del target di invitati. Stiliamo una lista e osserviamo anche la tipologia di ospiti. Conoscere bene coloro che prenderanno parte al meeting è di fondamentale importanza per avere successo.

La location giusta

L’ultimo passo prima degli ultimi marginali accorgimenti riguarda la scelta della location. Forse si tratta proprio dell’aspetto più cavilloso, in quanto l’ambiente rappresenta il mezzo emozionale e atmosferico che completerà la portata dell’evento stesso.

A seconda sempre della tematica e della tipologia di ospiti che avremo, va fatta una scelta ponderata, che si addica a ciò che abbiamo noi in mente. Per cui scegliamo una sala se il nostro intento è quello di animare la serata ballando. O ancora, scegliamo una villa all’aperto se intendiamo organizzare un aperitivo a bordo piscina seguito da una cena all’aria aperta.

A disposizione si trovano molti locali, sale, location di ogni genere, in grado di soddisfare le nostre esigenze organizzative ed economiche.